「広報＆予約係」のお仕事の段取り説明

１・主催者へ「広報＆予約係」をする旨の登録をして下さい
その際に、「予約登録コード」と言う２桁のアルファベットを登録して頂きます
（各自がお好きな登録コードを選んで申請して下さい。　例えばＡさんの場合・・・ＱＰと言うコードを主催者の私に申請し、取得したとします）
この目的は、誰からの予約で来られたのかが会場受付で判り易くする事と、全体でなくＡさんだけの通し予約番号を管理できるので予約がスムーズになります

主催者への連絡は、まずは携帯（090-8190-9530　hiroba-25.manta@ezweb.ne.jp )へ

２・配布するチラシを用意する
私からの手渡し、もしくはこのブログからダウンロードして下さい
チラシはモノクロ印刷でＯＫですが必ず裏面の印刷を忘れないようにして下さい
（主催者の開催趣旨など重要ポイントは裏面に詰まっていますので）

３・チラシの完成
チラシの表面中央黄色枠の中に、「広報＆予約係」＝貴方のお名前・連絡先を手書きで記載して下さい（ＰＤＦファイルは上書きできませんので手書きでお願いします）
予約は「広報＆予約係」を経由してのみの予約となりますので、その受付窓口をチラシに記載して頂きます
故に、電話やメール連絡を受けても良いところにだけチラシを配布して下さい（故に知らないお店に「チラシを置いて下さい」とか、各家にポスティングするような配布は今回は全くありません）

４・実際にチラシを配布する
その際には、直接お話出来る方には、今回の講演会の趣旨説明を簡単にして頂けると幸いです
ポイントは３つ
①家族で参加し易くする為に子供連れでもＯＫにした事（家族に参加して頂く事で自然療法の事を理解して頂き易くなり、実践がし易くなる）
②講演会が終わった後でもアフターフォローとして勉強会などを開催する事（その窓口となって頂く為の地域スタッフ＝予約係でもあります）
③初めての「二部入れ替え制」のチャレンジなので、参加される方にもスムーズな運営になるように協力をして頂き、また（子連れ参加の場合は特に）参加条件を理解した上で各自が責任を持ち、ルールに従って参加して頂きたい、という事

但し、来て下さる方へは、あまり難しく説明はせずに「自然療法研究家」の日本の第一人者のお話が聞けるというレベルでのご紹介で結構かと思います
二部制にしていますが、これも一般の方はどちらか一つというよりも、1～2部の通しで聴講して頂ければ結構です（入れ替え時間の30分は中休みと考えてください）
お子さん連れでご夫婦で交代で聞きたい場合や、前後に予定がある方のみ、どちらか一つの聴講をおすすめ頂ければ結構です
また、話の内容は「子供連れの親御さんだけに向けたもの」という訳でもありませんので、誰にでも共感できるお話だと思います
幅広い年齢層の方にご来場して頂ければ、主催者としては本望です

５・予約を受ける
予約を受ける際には、当ブログからダウンロード出来る「予約受付表」をプリントアウトし、予約者からの必要事項を記載して記録して下さい
（予約受付表の一番上の欄にある名前の欄に「広報＆予約係」の方のお名前の記載をまず忘れないように！）
受付後の連絡も有り得るので、必ず電話かメールの連絡先は伺って下さい
お子様連れの場合は、全員の年齢を伺って欄の一番右枠に記載して下さい
（特に０歳児の数は完璧に把握したいので、０歳児の記載漏れの無いように）

予約番号を「一人に１つずつ」割り当てて下さい　（※追記訂正1/18）
例えば・・・通しで聴講される方が一人（予約者）、前半のみが一人（家族）、後半のみが一人（友達）、０歳、２歳のお子さん二人連れの場合なら・・・
一人目（通し聴講の方）はＱＰ-Ａ01とＱＰ-Ｂ01　として、この方のみ連絡先を記載し、右から２つ目欄「本人」に○、一番右欄に「０、２」と記載
二人目（前半のみの方）はＱＰ-Ａ02　この方はお名前だけは記載して下さい　一番右から２つ目の欄の「家族」に○
三人目（後半のみの方）はＱＰ-Ｂ02　この方もお名前だけは記載　一番右から２つ目の欄の「紹介」に○
このように記載して記録して下さい（極論、Ａ01～Ａ20と言う予約だけになってもＯＫですし、通し聴講の方の予約番号がＡ10とＢ20と番号がズレてもＯＫです）

そして、参加者には「チラシの下欄に今の予約番号とお名前を記載して、当日受付の際に提出して下さい」とお伝えいただいて予約作業終了です（この方の場合ならチラシは２枚お配りすることになりますね）

６・質問用紙の配布　　（※1/20質問用紙改訂）
参加が決定した方のみに対して「質問用紙」を事前に参加者にお渡し下さい
「1.3.pdf」をダウンロード (A4で2枚分ですので、切り離して2人に渡して下さい）
「質問用紙は当日受付の際に、ご提出下さい」と参加者にはお伝え下さい
また質問用紙は、もし直接お会いできない方に対しては、このブログを紹介して頂いてダウンロードして下さいとお伝えしても結構ですし
「会場受付にも質問用紙はありますので、質問のある方は、入場前に質問を記載して受付にて提出して下さい」と告知して下さい
東城先生が直接質問用紙はお読みになられますので、「綺麗な字で簡潔な質問の記載を心がけて下さい」と付け加えて告知して下さい

７・予約状況の報告
毎月第２・４土曜日に、各自の予約状況を主催者に報告して下さい
報告は・・・
①い：１～２部通しの参加者数、
②ろ：１部のみの参加者数、
③は：２部のみの参加者数、
④に：10歳以下の来場されるお子さんの数、
⑤ほ：０歳児の抱っこ聴講されるお母さんの数
・・・と言う風にこれらの実数報告のみでＯＫです

エクセルの表をそのままデータ送信報告でも、ＦＡＸで用紙をそのまま送信でも構いません
もし大幅に予約数が一気に増えた場合（１０名を目安）は、２週間待たずにその都度、連絡は入れて下さい
全体の予約の入り具合を見ながら、各広報＆予約係に割り当てた席の増減コントロールをしていきます
（とりあえずは、予約受付用紙の２０席分を持分としますので、各広報＆予約係は２０席を埋めるように努力して下さい）

会場の席の埋まり具合は随時、予約係の方にはお伝えしていきます
もし参加者の方々への重要事前連絡事項が出てきた場合には、予約係の方から参加者への連絡をお願い致します

８・講演会当日
予約受付用紙　を忘れずに会場へ持参して下さい
予約受付用紙は「入場受付チェック」の際に必要となります

以上が「広報＆予約係」のお仕事の流れとなります
１０名以上の団体グループの予約をもし受けられる場合は、その代表者の方に「広報＆予約係」となって頂けるようにお話をしてみて下さい
（その方が、予約・連絡作業がスムーズになりますし、お一人の「広報＆予約係」の負担も減らせるかなと思います）

質問・疑問などがあれば主催者宛にご遠慮なくお問い合わせ下さいませ